Die Materialkostenquote der Zahnarztpraxis — berechnen, einordnen, senken

Fragen Sie in einer Zahnarztpraxis nach dem Materialaufwand, bekommen Sie fast immer eine Zahl aus der BWA. Fragen Sie nach, welcher Anteil davon auf welches Depot entfällt oder welche zehn Artikel den größten Teil ausmachen, wird es still. Genau dazwischen liegt der Unterschied zwischen einer Kennzahl, die man kennt, und einer, mit der man arbeiten kann.

Was die Materialkostenquote misst

Die Materialkostenquote setzt den Aufwand für Verbrauchsmaterial ins Verhältnis zum Umsatz. Sie beantwortet eine einzige Frage: Wie viel von jedem eingenommenen Euro geht wieder heraus, bevor überhaupt jemand bezahlt ist.

Die Kennzahl ist ein Verhältnis, kein Betrag. Das macht sie über Praxisgrößen hinweg vergleichbar und gleichzeitig anfällig für Fehlschlüsse: Eine steigende Quote kann bedeuten, dass das Material teurer wurde — oder dass der Umsatz eingebrochen ist. Beides sieht in der Zahl identisch aus.

Welche Positionen hineingehören

Der häufigste Grund für nicht vergleichbare Quoten ist keine Rechenfehler, sondern eine unterschiedliche Abgrenzung. Bevor Sie irgendetwas vergleichen, legen Sie fest, was Sie zählen:

Gehört hinein

Verbrauchsmaterial für die Behandlung, Einwegartikel, Hygiene- und Desinfektionsmittel, Abformmaterial, Füllungswerkstoffe, Praxisbedarf mit Materialcharakter.

Gehört nicht hinein

Fremdlaborkosten und Eigenlabor-Material — die laufen als eigene Position und verzerren jede Quote, in die man sie hineinrechnet. Ebenso: Anschaffung und Reparatur von Geräten, denn das sind Investitionen beziehungsweise Instandhaltung, keine Verbrauchsgüter.

Streitfälle

Implantate, kieferorthopädische Materialien und alles, was direkt an eine abgerechnete Leistung gebunden ist. Wichtig ist nicht, wie Sie entscheiden, sondern dass Sie es einmal entscheiden und dabei bleiben.

Woher die Zahlen kommen

Für den Zähler reicht die BWA nicht. Sie zeigt eine Summe, aber nicht, woraus sie besteht. Für eine belastbare Quote brauchen Sie drei Quellen:

1. 1Den Nettoumsatz aus der BWA — für den Nenner, und zwar für einen vollen Zwölfmonatszeitraum, damit saisonale Schwankungen sich ausgleichen.
2. 2Die Rechnungen Ihrer Depots aus denselben zwölf Monaten, als Datei und nicht als Papierstapel. Erst darin steht, welcher Artikel welchen Anteil ausmacht.
3. 3Das Anlagenverzeichnis Ihrer Steuerkanzlei — nicht für die Quote selbst, sondern um zuverlässig abzugrenzen, was als Investition bereits an anderer Stelle erfasst ist.

Der Aufwand steckt fast vollständig im zweiten Punkt. Wer Depot-Rechnungen als Datei bekommt, kann sie einlesen und auswerten; wer sie als PDF-Stapel abheftet, rechnet einmal im Jahr eine Summe aus und weiß danach genauso wenig wie vorher.

Warum ein Branchenwert allein nichts aussagt

Der übliche nächste Schritt ist der Griff zu einer Faustregel. Damit fangen die Probleme an. Veröffentlichte Vergleichswerte gehen je nach Quelle, Erhebungsjahr und Stichprobe deutlich auseinander, und sie sind fast nie so abgegrenzt wie Ihre eigene Rechnung. Vor allem aber ignorieren sie die drei Faktoren, die Ihre Quote am stärksten bestimmen:

• Ihr Leistungsspektrum. Eine implantologisch ausgerichtete Praxis hat strukturell höhere Materialkosten als eine überwiegend konservierend arbeitende — ohne dass eine der beiden schlechter wirtschaftet.
• Ihr Eigenlabor. Ob Laborleistungen im Haus entstehen oder eingekauft werden, verschiebt Material- und Fremdleistungsaufwand gegeneinander.
• Ihre Praxisgröße und Ihr Bestellverhalten. Rahmenkonditionen, Bestellmengen und die Zahl der Lieferanten wirken direkt auf den Einkaufspreis derselben Artikel.

Ein Vergleichswert ist deshalb nur brauchbar, wenn dazugesagt wird, aus welchem Jahr er stammt, wie er abgegrenzt ist und auf welcher Stichprobe er beruht. Wo diese drei Angaben fehlen, ist die Zahl eine Meinung.

Was Sie stattdessen vergleichen

Drei Vergleiche liefern deutlich mehr Erkenntnis als jeder Branchenwert — und alle drei können Sie aus Ihren eigenen Daten ziehen:

Ihre eigene Entwicklung

Dieselbe Quote über drei Jahre, gleich abgegrenzt. Ein Trend ist aussagekräftig, ein Einzelwert nicht.

Die Verteilung auf Ihre Depots

Wenn derselbe Artikel über zwei Lieferanten läuft, sehen Sie den Preisunterschied sofort. Das ist der schnellste Hebel überhaupt und kostet nur Verhandlung, keine Umstellung.

Ihre zehn größten Kostentreiber

In den meisten Praxen macht eine kleine Zahl von Artikeln den Großteil des Aufwands aus. Diese zehn zu kennen, ist wertvoller als jede Gesamtquote.

Drei häufige Ursachen für eine hohe Quote

• Zersplitterte Bestellwege. Mehrere Personen bestellen bei mehreren Depots, niemand bündelt — Mengenrabatte laufen ins Leere, und derselbe Artikel kostet je nach Bestellweg unterschiedlich viel.
• Lagerbestand als stille Kosten. Was auf Vorrat gekauft wird, bindet Geld und verfällt. Ein zu großes Lager erhöht den Aufwand des laufenden Jahres, ohne dass mehr behandelt wurde.
• Konditionen, die nie nachverhandelt wurden. Depot-Konditionen altern. Wer sie seit Jahren nicht angefasst hat, zahlt in der Regel Listenpreise auf Artikel, bei denen längst mehr möglich wäre.

Alle drei Ursachen haben eines gemeinsam: Sie sind nicht am Behandlungsstuhl zu lösen, sondern in der Beschaffung. Und sie werden erst sichtbar, wenn die Rechnungen ausgewertet statt abgeheftet werden.