Die BWA der Zahnarztpraxis lesen — und wissen, wo sie aufhört
Jeden Monat kommt sie aus der Kanzlei, und in den meisten Praxen wird eine Zahl angeschaut: das Ergebnis. Was die BWA sonst noch hergibt, wofür sie ungeeignet ist und wie der Sprung zu steuerbaren Größen gelingt.
Von Patrick Gehlich6 Minuten Lesezeit
Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist das einzige regelmäßige Zahlenwerk, das praktisch jede Praxis bekommt. Sie ist damit die naheliegendste Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen — und gleichzeitig ein Werkzeug, das für einen anderen Zweck gebaut wurde. Wer das nicht auseinanderhält, zieht aus ihr Schlüsse, die sie nicht trägt.
Wofür die BWA gemacht ist
Die BWA ist eine Zwischenmeldung aus der Finanzbuchhaltung. Sie ordnet Ihre Buchungen nach Kostenarten und stellt sie dem Umsatz gegenüber. Das beantwortet zuverlässig eine Frage: Wie lief der Monat insgesamt. Für die Bank, für die Steuerplanung und für den Blick auf die Entwicklung über das Jahr ist sie damit genau richtig.
Was sie nicht kann, folgt aus derselben Logik: Sie sortiert nach Kostenarten, nicht nach Ursachen. Ein Betrag unter „Materialaufwand“ sagt Ihnen, wie viel ausgegeben wurde, aber nicht wofür, bei wem und ob es günstiger ginge. Das ist kein Mangel der BWA — es ist schlicht nicht ihre Aufgabe.
Fünf Positionen mit Steuerungswert
- Umsatzerlöse
- Der Bezugspunkt für fast jede Quote. Achten Sie darauf, ob Privat- und Kassenanteil getrennt ausgewiesen sind; ohne diese Trennung sind Veränderungen kaum zu deuten.
- Materialaufwand
- Die Grundlage der Materialkostenquote. Prüfen Sie, ob Labor separat läuft — wenn es hier mit drinsteckt, ist die Quote mit nichts vergleichbar.
- Personalaufwand
- In der Regel der größte Block. Interessant ist nicht die Summe, sondern das Verhältnis zum Umsatz über mehrere Monate. Einzelmonate sind durch Urlaubs- und Sonderzahlungen verzerrt.
- Raumkosten
- Weitgehend fix und deshalb selten ein Hebel — aber ein guter Prüfstein: Wenn diese Position schwankt, stimmt an der Zuordnung etwas nicht.
- Abschreibungen
- Der Schatten Ihrer Investitionsentscheidungen. Steigende Abschreibungen ohne steigenden Umsatz sind ein Signal, das man früh sehen sollte.
Alles darunter ist für die monatliche Steuerung meist zu klein, um daraus Schlüsse zu ziehen. Wer die BWA Zeile für Zeile durchgeht, verbringt Zeit mit Positionen, die sich ohnehin nicht bewegen lassen.
Der Zeitverzug und was er kostet
Zwischen dem Geschäftsvorfall und der Zeile in der BWA liegen mehrere Wochen: Die Rechnung muss eintreffen, in die Kanzlei gelangen, gebucht und ausgewertet werden. Für die Steuerplanung ist das unerheblich. Für Steuerung ist es der entscheidende Punkt.
Denn wenn eine Materialbestellung im April in der BWA für Mai auftaucht, die Sie Ende Juni auf dem Tisch haben, ist die Entscheidung, die dahintersteckt, zwei Monate alt. Sie können sie kommentieren, aber nicht mehr beeinflussen. Steuern heißt, vor der Ausgabe zu wissen, was sie bedeutet — und dafür ist die BWA strukturell zu spät.
Von der BWA zu steuerbaren Größen
Der Sprung besteht darin, die Summen der BWA mit ihren Ursachen zu verbinden. Drei Verbindungen bringen den größten Teil des Nutzens:
- Materialaufwand mit den Depot-Rechnungen verbinden. Erst dann wird aus einer Summe eine Liste von Artikeln, Preisen und Lieferanten — und damit etwas, worüber sich verhandeln lässt.
- Abschreibungen und Reparaturaufwand den einzelnen Geräten zuordnen. Die BWA kennt nur die Kostenart; die Entscheidung braucht das Objekt.
- Personalaufwand mit Tätigkeiten und Qualifikationen verbinden. Die Frage ist nicht, ob der Block zu groß ist, sondern ob teure Qualifikation für Aufgaben verbraucht wird, die jemand anders erledigen kann.
Keine dieser Verbindungen entsteht in der Buchhaltung. Sie entstehen dort, wo die Belege herkommen — im Depot-Export, im Anlagenverzeichnis, in der Aufgabenverteilung des Teams. Die BWA bleibt dabei der Prüfstein: Wenn Ihre eigene Auswertung und die BWA-Summe auseinanderlaufen, stimmt eine von beiden nicht.
Was Sie von Ihrer Kanzlei anfordern können
- Eine BWA mit getrennt ausgewiesenem Labor- und Materialaufwand — das ist meist eine Frage der Kontenzuordnung und kostet nichts.
- Das aktuelle Anlagenverzeichnis, mindestens einmal jährlich. Es ist die verlässlichste Quelle für Anschaffungswerte und Alter Ihrer Geräte.
- Einen Mehrjahresvergleich statt einzelner Monatsauswertungen. Erst der Verlauf macht die Zahlen deutbar.
Häufige Fragen
Was dazu oft gefragt wird
Wie oft sollte ich die BWA anschauen?
Monatlich zur Kenntnis, quartalsweise zur Analyse. Monatswerte schwanken durch Bestellrhythmen und Sonderzahlungen so stark, dass eine monatliche Ursachensuche meist Scheinmuster erzeugt.
Warum weicht meine eigene Auswertung von der BWA ab?
Fast immer wegen der Abgrenzung: andere Zeiträume, Brutto gegen Netto oder Positionen, die in der Buchhaltung anders zugeordnet sind als in Ihrer Rechnung. Die Abweichung ist der interessante Teil — sie zeigt, wo eine der beiden Sichten unsauber ist.
Reicht die BWA für ein Bankgespräch?
Für den Nachweis der Entwicklung in der Regel ja. Für die Begründung einer Investition selten — dort wird gefragt, was die Investition bringt, und diese Frage beantwortet keine Kostenartenrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen BWA und Jahresabschluss?
Die BWA ist eine unterjährige Zwischenmeldung ohne abschließende Bewertungen. Der Jahresabschluss ist geprüft und vollständig — dafür liegt er erst Monate nach Jahresende vor.
Aus der Praxis